فضای اداری از گذشته تا امروز

دفتر کار باز؛ قدیمی و همچنان رایج

دفتر کار باز یا open office یکی از نخستین روش‌های علمی برای مدیریت محیط کار بود. این ایده نخستین بار در سال ۱۹۵۰ میلادی در هامبورگ آلمان به اجرا درآمد.

دفتر کار باز محیطی پویا، یکپارچه و بدون اتاق و دیوارهای جداکننده بود که با هدف ارتباط بهتر کارکنان با یکدیگر و ایجاد فضایی مناسب برای کار تیمی پدید آمد.

از مشخصه‌های open office در گذشته میزو صندلی‌های اداری ردیفی و کنار هم بود که البته به‌مرور زمان شکلی بهتر به خود گرفت و میز و صندلی‌های استانداردتری جایگزین نمونه‌های قدیمی شد.

این ایده ابتدا در شرکت‌های استارتاپی و تکنولوژیک مورد توجه قرار گرفت، اما به‌مرور به سایر حوزه‌ها نظیر دفاتر روزنامه و رسانه‌های تصویری و شرکت‌های طراحی و معمارینیز سرایت کرد.

امروزه حدود ۷۰ درصد از محیط‌های کاری در دنیا از سیستم open office استفاده می‌کنند پس می‌توان گفت که این روش همچنان کارایی خود را حفظ کرده است یا دست‌کم مدیران بسیاری از ادارات راهکاری ارزان‌تر برای جایگزینی آن پیدا نکرده‌اند، چراکه دفتر کار باز به دلیل بی‌نیازی از دیوارهای جداکننده و افزایش مساحت مفید کاری، مقرون به صرفه‌تر است.

اما فضای اداری باز مشکلاتی نیز با خود به همراه آورد. بر اساس نتایج تحقیقی که در سال ۲۰۱۵ میلادی در روزنامه واشنگتن پست انجام گرفت، مشخص شد که دفتر کار باز بیش از آنکه موجب خلاقیت و افزایش بهره‌وری شود، زمینه مساعدی برای حواس‌پرتی، درگیری کارکنان، سرایت بیماری‌های مسری و در نتیجه غیبت‌های طولانی‌مدت تعداد زیادی از کارمندان را فراهم می‌کند.

در واقع مشورت و کار تیمی تنها یک روی سکه فضای اداری باز محسوب می‌شود و شما در روی دیگر آن ناچار به شنیدن صدای ممتد تلفن، مکالمه‌های همکاران، تحمل رفتارهای نامطلوب و رفت و آمد آنها هستید.

فضای کار سلولی و اکشن آفیس (Action office)

حدود ۱۵ سال پس از طرح ایده فضای اداری باز، شرکت هرمان میلر (Herman miller) در سال ۱۹۶۴ با همکاری رابرت پروپس یک مبلمان اداری کامل با نام Action Office را روانه بازار کرد. این طرح شامل یک میز اداری، یک صندلی اداری قابل تنظیم مطابق با استانداردهای آن زمان و سه دیوار جداکننده بود که یک فضای شخصی برای فعالیت کارمندان ایجاد می‌کرد.

اکشن آفیس اگرچه در روزهای نخست چندان مورد توجه ادارات قرار نگرفت اما سنگ بنایی بود برای یک فضای اداری جدید در تاریخ دکوراسیون و مبلمان اداری که امروزه با نام cubicle office یا Cellular Office شناخته می‌شود.

فضای کار سلولی برخلاف محیط باز یک مکان خصوصی برای کارکنان فراهم می‌کند به‌گونه‌ای که افراد احساس مالکیت بیشتری نسبت به آن و تمرکز بهتری نیز به کار خود دارند. همچنین فضای ذخیره‌سازی بیشتری هم در اختیار آنها قرار می‌گیرد، پس نظم و تمیزی فضای کار سلولی بیش از محیط کار باز است.

با این حال فضای کار سلولی و بسته نیز معضلات خاص خود را دارد. در این محیط کارکنان همچون زندانی ساعت‌ها در یک اتاقک کوچک به کار می‌پردازند و این موضوع در دراز مدت نه تنها موجب افزایش تمرکز آنها نمی‌شود، بلکه حالتی خسته‌کننده و یکنواخت را در آنها پدید می‌آورد.

همچنین امکان مشورت و انجام کار تیمی و نظارت مدیران بر رفتار و عملکرد کارکنان که در فضای کار باز به‌راحتی امکان‌پذیر بود در محیط بسته و سلولی به‌سختی ممکن می‌شود.

افزون بر موارد فوق، این فضای کار اگرچه در ظاهر کم‌هزینه به نظر می‌رسد، اما به دلیل عدم امکان اشتراک‌گذاری تجهیزاتی نظیر پرینتر، اسکنر و فایلینگ، نورپردازی بیشتر و در نتیجه مصرف بالاتر سیم و کابل هزینه‌های جدیدی به دوش مدیران می‌گذارد.

فضای کار منعطف و چندمنظوره (Coworking Space)

رفته رفته مشخص شد که انسان‌های مختلف در یک محیط کار رفتار یکسانی از خود نشان نمی‌دهند. هر یک از آنها تمایل دارند در یک محیط به‌خصوص فعالیت کنند. در واقع ممکن است یکی از کارکنان به محیطی آرام و بدون رفت و آمد و دیگری به فضایی با نور طبیعی و پنجره‌های بزرگ نیاز داشته باشد.

پاسخگویی به این نیازهای متنوع در ابتدا شاید کمی سخت به نظر رسد، اما دفاتر کار چندمنظوره این امکان را به کارکنان می‌دهند تا هر یک محیطی راحت و مجزا برای انجام کار خود انتخاب کنند. در واقع این فضای کار، محیطی برای یک گروه از افراد است که به‌طور مستقل کار می‌کنند اما هدف‌های مشترک دارند.

در حقیقت دفاتر کار چندمنظوره هم توانسته‌اند مشکل انزوا و عدم مشارکت کارکنان را حل کنند و هم به سبب امکان انتخابی که در اختیار آنها قرار می‌دهند، معضلاتی نظیر حواس‌پرتی و سرایت بیماری‌های عفونی و مسری را تا حد زیادی رفع کنند.

در نتیجه با ورود به چنین محیطی شاهد میز و صندلی‌های ثابت و متحرک، مبل‌های راحتی و کارمندانی پراکنده هستیم که مکان ثابتی برای کار ندارند. پس می‌توان گفت که فضای کار منعطف تا حدودی جایگزین فضاهای کار باز و بسته می شود.

همچنین مبلمان اداری که در فضای کار چندمنظوره مورد استفاده قرار می‌گیرد از خلاقیت بیشتری بهره می‌برد و شباهت زیادی به محصولات خانگی دارد. در واقع در این فضا، زیبایی و جذابیت محیط برای کارکنان به یکی از اولویت‌های اصلی بدل می‌شود، چراکه هر گوشه از آن باید آن قدر گیرا باشد تا توسط یکی از کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.

در این محیط کار، افراد به‌راحتی می‌توانند لپ‌تاپ خود را برداشته و به قسمت‌های مختلف نظیر بوفه، کنار پنجره و حتی فضای سبز بیرون از ساختمان بروند. طبیعی است که در فضای کار گروهی از تکنولوژی‌های موبایل و وایرلس بیشتر استفاده می‌شود.